收到房东或管理公司的通知信时：先读完，再回复，不要用讲的
住得够久，多半会收到一封讲规则的信——噪音、垃圾、访客、宠物、停车。它可能是提醒，也可能是更正式的东西，而那个差别要从信上读出来。
先读完整封，把四样东西抄出来
第一次读通常会停在让你不舒服的那一句，然后开始想怎么解释。先把那个冲动放着，把信从头读到尾。
要抄出来的是四样：发信的日期、指的是哪一件事与哪一天、要求你做什么、以及有没有期限。没有期限的通知跟有期限的通知，处理方式完全不同。
分清楚是提醒还是需要回复的
有些信是整栋一起发的公告，有些是针对你的。有些只是告知，有些要求你在某个日期之前做某件事或回复。先确认你手上的是哪一种。
看不出来就直接问，而且用文字问：这封信需要我回复吗？期限是什么时候？问这一句不会让事情变严重，反而让后面的往来有依据。
回复用写的，不要用讲的
打电话解释是最自然的反应，但电话讲完之后双方记得的版本经常不一样，而这封信本身是书面的。本站另有一篇谈和房东的往来尽量留文字，不是为了对立是为了记得。
写的时候只写事实：那一天发生了什么、你这边的情况是什么、你打算怎么处理。不要在信里评价对方或推测动机——那些不会改变结果，但会留在纪录上。
回头看规则写在哪里
通知提到的规则通常有出处：租约、住户规则、或社区的规约。找出那一段自己读一次，看它实际上写的是什么。
本站另有一篇谈租约里最贵的几条，另有一篇谈噪音规定有没有明文，还有一篇谈访客与同住人的规定。这三篇处理的正好是通知信最常提到的那几类。
把这一次整包留起来
信本身、你的回复、以及后续任何往来，存在同一个地方。如果有照片或现场的状况，一起放进去并标上日期。
留这些不是为了对抗谁。实际的用途是退租的时候——本站另有一篇谈押金要怎么拿得回来，那一篇说争议靠纪录解决，而这一次的往来就是纪录的一部分。
本文的范围
本文只说明阅读、回复与留存纪录的方式，不解释任何通知的法律效力，不叙述任何违规认定、处理程序或双方权利义务的规定，不判断任何情况是否构成违规，也不构成法律建议。
实际规则请以你的租约、住户规则与所在地的官方规定为准；涉及权益的问题请咨询合格的专业人员。
重点
先把整封读完，抄出日期、指的是哪一件事、要求你做什么、有没有期限。分清楚是全栋公告还是针对你的、是告知还是要回复的，看不出来就用文字问。回复一律用写的且只写事实。回头找出规则的出处自己读一次，最后把信、回复与相关照片整包留着。