收到房東或管理公司的通知信時：先讀完，再回覆，不要用講的
住得夠久，多半會收到一封講規則的信——噪音、垃圾、訪客、寵物、停車。它可能是提醒，也可能是更正式的東西，而那個差別要從信上讀出來。
先讀完整封，把四樣東西抄出來
第一次讀通常會停在讓你不舒服的那一句，然後開始想怎麼解釋。先把那個衝動放著，把信從頭讀到尾。
要抄出來的是四樣：發信的日期、指的是哪一件事與哪一天、要求你做什麼、以及有沒有期限。沒有期限的通知跟有期限的通知，處理方式完全不同。
分清楚是提醒還是需要回覆的
有些信是整棟一起發的公告，有些是針對你的。有些只是告知，有些要求你在某個日期之前做某件事或回覆。先確認你手上的是哪一種。
看不出來就直接問，而且用文字問：這封信需要我回覆嗎？期限是什麼時候？問這一句不會讓事情變嚴重，反而讓後面的往來有依據。
回覆用寫的，不要用講的
打電話解釋是最自然的反應，但電話講完之後雙方記得的版本經常不一樣，而這封信本身是書面的。本站另有一篇談和房東的往來盡量留文字，不是為了對立是為了記得。
寫的時候只寫事實：那一天發生了什麼、你這邊的情況是什麼、你打算怎麼處理。不要在信裡評價對方或推測動機——那些不會改變結果，但會留在紀錄上。
回頭看規則寫在哪裡
通知提到的規則通常有出處：租約、住戶規則、或社區的規約。找出那一段自己讀一次，看它實際上寫的是什麼。
本站另有一篇談租約裡最貴的幾條，另有一篇談噪音規定有沒有明文，還有一篇談訪客與同住人的規定。這三篇處理的正好是通知信最常提到的那幾類。
把這一次整包留起來
信本身、你的回覆、以及後續任何往來，存在同一個地方。如果有照片或現場的狀況，一起放進去並標上日期。
留這些不是為了對抗誰。實際的用途是退租的時候——本站另有一篇談押金要怎麼拿得回來，那一篇說爭議靠紀錄解決，而這一次的往來就是紀錄的一部分。
本文的範圍
本文只說明閱讀、回覆與留存紀錄的方式，不解釋任何通知的法律效力，不敘述任何違規認定、處理程序或雙方權利義務的規定，不判斷任何情況是否構成違規，也不構成法律建議。
實際規則請以你的租約、住戶規則與所在地的官方規定為準；涉及權益的問題請諮詢合格的專業人員。
重點
先把整封讀完，抄出日期、指的是哪一件事、要求你做什麼、有沒有期限。分清楚是全棟公告還是針對你的、是告知還是要回覆的，看不出來就用文字問。回覆一律用寫的且只寫事實。回頭找出規則的出處自己讀一次，最後把信、回覆與相關照片整包留著。