自分の側に苦情が寄せられたとき：まずどの種類の通知かを確認する

伝達なのか、通知なのか、要求なのかをまず見分ける

隣人が直接あなたに言ってきたのなら、それは伝達です。管理側が、苦情を受けたことを知らせる手紙を送ってきたのなら通知です。手紙に、ある期日までに何かをする、あるいは何かを返答するよう書かれていれば、それは要求です。三つは緊急度が大きく違い、いちばんよくある間違いは、一つ目を三つ目のように受け取って身構えてしまうことです。

当サイトには、大家や管理会社から通知の手紙を受け取ったら、まず最後まで読んでから返信すること、口頭で済ませないことについての別の記事があります。届いたのが紙の書面や email なら、その記事の順序がここでもそのまま当てはまります。日付があるか、要求があるか、返信が必要かをまず確認します。

先に規則の書き方を確認し、それから事実を確認する

順序は規則が先です。規則を知らないうちは、苦情の対象になったことが本当に違反なのかどうかを判断できないからです。規則にそもそも書かれていない場合も多く、逆に思っていたより厳しく書かれている場合もあります。

当サイトには、賃貸契約（リース）の中でいちばん高くつく数か条は、署名する前に必ず理解しておくことについての別の記事があります。当サイトには、隣人の顔ぶれと、騒音の規則が明文化されているかについての別の記事があります。その記事には、逆の立場からも考えるよう促す節があります。あなた自身の生活時間や仕事、家族も、規則に当てはまることがあるのです。

返信は短く、事実だけを答える

理由を説明する必要も、自分の生活時間を説明する必要も、苦情を寄せた人について意見を述べる必要もありません。有効な返信はたいてい二文だけです。受け取りました、いつまでにこの点を対応します。あるいは、確認してから改めて返信します。

当サイトには、大家とのやり取りはできるだけ文字で残すこと、それは対立するためではなく覚えておくためであることについての別の記事があります。苦情を寄せられたときには、これがいっそう大切になります。口頭で話した内容は、あとになると双方の覚えている内容が食い違ってくるからです。

苦情を寄せた本人のところへ直接行かない

知らせが管理側を通じて届いたのなら、管理側という経路で返します。相手の部屋のドアを直接たたきに行くと、たとえ善意であっても、もう一つ別の問題になりやすいのです。

隣人が直接あなたに言ってきたのなら、それは別の状況です。その場合は直接話してかまいませんし、たいていは一度話せば解決します。違いはこういうことです。知らせが届いた経路で、返事も返します。

改めると決めたら、まず目に見える一項目から

苦情の対象になったことには原因がいくつもあることが多いのですが、一度に全部を片づける必要はありません。具体的で、相手が感じ取ることができ、しかも自分にできる変更を一つ選んで先に実行し、何をしたかを相手に知らせます。

改められないことについても、はっきり伝えます。言い方は弁解ではなく説明にします。この件は私のほうの時間が決まっています、私にできるのはもう一方のこの点です、というように。できないことを約束するより、このほうがよいのです。

一件を一行に記録し、同じ束に入れる

何日に、誰が言ったのか、どの経路で届いたのか、要求は何か、あなたは何と返信したか、何をしたか。これらの項目は、その場で書けば二分で済みます。

当サイトには、バルコニーのあの一角は自分のものに見えても、何を置けるかは別の書類に書かれていることについての別の記事があります。苦情の内容がバルコニーのことなら、まずその三つの書類を見ます。

当サイトには、今回の賃貸に関する書類一式を、入居から退去まで同じ場所にまとめておくことについての別の記事があります。今回の件もその一式に入ります。一度きりで終わるかもしれませんが、あとでまた起きたときには、最初の回の日付と内容が必要になります。当サイトには、隣人に何かを伝えるとき、どの経路を使うかを先に決めることについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、苦情を受けたときの分類、返信、記録の方法です。賃貸契約の条項、コミュニティの規約、地域の規則の内容やその結果については述べず、どの苦情についても成立するかどうかを判断せず、いずれの当事者も評価せず、法的助言にも当たりません。

実際の規則は、あなたの賃貸契約とそのコミュニティの正式な文書が基準です。必要に応じて、資格のある専門家に相談してください。