入居のときに写真を撮らず、今になって思い出したとき：補えるものと補えないものをまず分ける
入居した日に部屋全体をひととおり撮影しておくこと。これは当サイトで何度も述べてきました。けれども、実際にこの記事を読みに来る人の多くは、すでに半年か一年住んでいて、退去の時期が近づいてからはじめて、当時撮っていなかったことを思い出した人です。この場合にできることは思っているより多いのですが、ただ、どの半分がそもそも補えないのかをまず見分けておく必要があります。
まず見分ける：今撮ったものが証明するのは今の状態
今日撮った写真が証明できるのは「今日、ここはこういう様子だ」ということです。そのひっかき傷が入居前からあったことは証明できません。この半分は補えないので、まず受け入れます。そうすれば、結果の出ない方向に時間を費やさずに済みます。
補えるのはもう半分です。ある出来事があったかどうか、あるものが存在するかどうか、そしてあるときのやり取りで何が言われたか。当サイト（ツールサイト）には、当時記録を残していなかったとき、補えるのは「起きたということ」であって「当時どんな状態だったか」ではないことについての別の記事があります。
まず、ほかの人があなたの代わりに残してくれている記録を探しに行く
当初の入居者募集の広告にはたいてい写真があり、しかもそれは大家が自分で載せたものです。内見の日に仲介業者や大家と交わしたメッセージの中で、何かの状態に触れているかもしれません。正式な入居時チェックリストがあるなら、それは相手の手元にあります。請求書の利用開始日からも、あなたが何日から住みはじめたかを特定できます。
これらに共通しているのは、あなたの手元にないという点です。ですから今のうちに求めるか、保存しに行きます。広告のページはとくに、できるだけ早く保存しておきます。部屋が改めて貸し出されるときに差し替えられるからです。
修理依頼のやり取りが、いちばん役に立つ種類
住んでいる間に修理を依頼したことがあれば、そのメッセージそのものが記録です。何月何日にこれが壊れていた、相手が何と返事をした、その後対応されたかどうか。これはあとから思い出すよりはるかに正確で、しかも双方が見ることのできるものです。
今それらを時間の順に並べてみると、実は入居のときからあった項目がいくつかあることに気づきます。当サイトには、物が壊れたときの修理依頼の出し方、揉め事に発展させないための一連のやり方についての別の記事があります。
今すぐ一度撮り、今撮ったものだと明記する
当時のことを証明できないのなら、正直に今の基準を作ります。今日ひととおり撮り、日付を保存し、一部を相手に送るか、タイムスタンプの付いたメールを自分宛てに一通残しておきます。こうしておけば、少なくとも今日から退去までの間の変化ははっきりします。
「これは何月何日に撮ったものです」と明記すると、信頼性が増します。あとで尋ねられたときには、自分にどの程度の確信があるかを言えるほうが、あいまいに流すより役に立ちます。
今からでも書面にするのが間に合う種類のものがある
ある状態が入居のときからあったものなら、今からでもひと言尋ねることができます。この項目はもともとあったものですが、今後退去するときに私の負担として数えられますか。得られた返事は、どんな内容であっても文字で残します。
尋ねるときは事実だけを述べ、先に敷金の話をしないようにします。当サイトには、今ある損傷はどれか、入居前に直してもらえるか、契約書に書き入れられるかについての別の記事があります。その記事のやり方は、今からでも一部は当てはまります。
退去前は、時点によってまだできることが決まる
退去の通知を出す前が一つの境目です。それより前に補ったものは「日常の記録」ですが、それよりあとに補ったものは敷金のためにしたことだと見られやすくなります。ですから、するなら早いうちにし、最終点検の週まで待たないようにします。
最終点検の日も同じように撮影し、その場で結論が出なかったことの記録も同じように残します。当サイトには、退去前30日間のチェックリストについての別の記事があります。当サイトには、敷金は戻ってきたが金額が合わないとき、まず明細があるかを見ることについての別の記事があります。
この記事の範囲
この記事が扱うのは、自分で補える記録にどんな種類があるか、どう注記するか、そしていつ行うかであり、書いているのは方法です。当サイトは、どの差し引きについても妥当かどうかを判断せず、いかなる州の敷金、返還期限、損傷の認定に関する規定についても述べません。
実際の条件は、あなたの賃貸契約と所在地の規則が基準です。金額に争いがあり、しかも話がまとまらないとき、それは資格のある人が扱うべきことです。
ポイント
今撮ったものが証明できるのは今の状態だけで、その半分は補えません。まず受け入れます。補えるのは「あったかどうか」です。入居者募集の広告の写真、内見のときのメッセージ、正式な入居時チェックリスト、請求書の利用開始日、そして修理依頼のやり取り。この最後のものがいちばん役に立ちます。双方が見ることのできるものだからです。今日のうちにひととおり撮って日付を明記し、尋ねるべきひと言は退去の通知を出す前に尋ね、返事を文字で残します。