大家とのやり取りはなるべく文字で残す：覚えておくために

文字で残す価値があること

すべてである必要はありませんが、次のような種類は残す価値があります。

• 実際にできること
• 修理依頼：何が壊れたか、いつ伝えたか、相手がどう返事したか
• 金額に関するあらゆる取り決めや変更
• あらゆる期限：入室、修理、退去、契約更新
• 認められること・認められないこと（ペットの飼育、物の取り付け、来客）
• 入居時の引き渡しと退去に関するすべての事項

電話で話した後に1通送る

多くのやり取りはやはり電話になりますが、それで問題ありません。やり方は、話し終えた後にメッセージか email を1通送り、いま決めた内容を一度書いておくことです。

口調はごく自然でかまいません。「先ほどのお電話の確認です。私の理解では……です。もし違う点があればお知らせください。」これで記録が残り、相手にも訂正の機会を渡せます。

書くときは事実だけを書く

日付、場所、起きている現象、相手が何と言ったか。評価を加えず、推測を加えず、感情を書きません。

理由はとても現実的です。事実だけの記録はどんな状況でもあなたに有利に働きますが、感情の入った記録は、その場のあなたの気が済むだけです。

写真に日時を添える

修理依頼、損傷、状況の変化はすべて写真に撮ります。スマートフォンの写真はそれ自体に日時の情報を持っていますが、メッセージの中にも日付を書いておきます。そうすればファイルのメタデータに頼らずに済みます。

当サイトには、入居時に既存の損傷を記録しておくことについての別の記事があります。その記録が、その後のあらゆる照合の基準になります。

自分で取り出せる場所に残す

メッセージも email も、自分の端末かクラウドに1部持っておき、相手が用意したシステムの中だけに残さないようにします。システムは停止されることがあり、アカウントは閉じられることがあります。

簡単なやり方は、一定期間ごとに重要なやり取りを書き出すかスクリーンショットに撮り、賃貸関係の書類を入れているフォルダーに保存することです。

文字が最も必要なやり取りの種類と、それぞれの記事

一言一句すべてを文字に残す必要はありません。本当に価値があるのは「数か月後に双方の記憶が食い違う」種類のやり取りで、それはおおよそ決まったいくつかの類型に分かれます。

以下の各記事はそれぞれ1つの類型を扱っており、どれにも何を書くべきか、いつ書くべきかが載っています。

• 実際にできること
• 当サイトには、物が壊れたときの修理依頼の仕方、争いに発展させないための一連のやり方についての別の記事があります。
• 当サイトには、大家や修理担当者が入室するとき、まず賃貸契約にどう書かれているかを見ることについての別の記事があります。
• 当サイトには、夜中に壊れたとき、まず被害を食い止めてから連絡し、最初から最後まで記録することについての別の記事があります。
• 当サイトには、契約更新の時期が来たときの、家賃値上げの通知と自分のスケジュールについての別の記事があります。
• 当サイトには、家の所有者や管理会社が代わったとき、まず確認してから支払先を変更することについての別の記事があります。

この記事の範囲

この記事で扱うのは、連絡と記録の方法です。賃貸に関するいかなる法令、通知期限、双方の権利義務も説明せず、法的助言でもありません。関連する問題は、賃貸契約の内容とお住まいの地域の公式の説明を基準とするか、資格のある専門家に相談してください。